202609
Een offerte ging tot nu toe alleen naar de contactpersoon van de offerte, of naar het bedrijf als de contactpersoon geen e-mailadres heeft. Wil je dat een collega, je verkoopmailbox of je eigen archief een kopie krijgt, dan moest je het bericht achteraf in de communicatie-queue aanpassen. Dat kan nu direct bij het versturen: je vult een CC en een BCC in, en je kunt voor beide een standaardadres instellen.
Standaardadressen instellen
Ga naar Beheer > Instellingen > Financieel > Offerte. Op het tabblad Algemeen staan, onder de afzendergegevens, twee nieuwe instellingen:
- Email kopie offerte: deze adressen krijgen de offerte in CC. Alle ontvangers zien dat zij een kopie hebben gekregen.
- Email blinde kopie offerte: deze adressen krijgen de offerte in BCC. De klant ziet deze ontvangers niet.
Je kunt per instelling één adres invullen of meerdere, gescheiden door een puntkomma, bijvoorbeeld: verkoop@jouwbedrijf.nl; archief@jouwbedrijf.nl. Klik op Opslaan. Laat je een instelling leeg, dan is het veld bij het versturen ook leeg.
Een offerte versturen met CC en BCC
Open een offerte en klik op Verstuur Offerte. In het venster Offerte versturen staan, onder Emailsjabloon en Documentsjabloon, twee nieuwe velden:
- CC
- BCC
Ze zijn al ingevuld met de standaardadressen uit de instellingen. Je kunt ze per offerte aanpassen: een adres toevoegen, weghalen of het veld helemaal leegmaken. Meerdere adressen scheid je met een puntkomma (een komma mag ook). Die aanpassing geldt alleen voor deze offerte; de standaardinstelling blijft hetzelfde.
Klik op Versturen. De offerte wordt, net als voorheen, met de PDF en de bijlagen klaargezet in de communicatie-queue (Nog te versturen). Daar zie je de CC- en BCC-adressen bij het bericht staan, en kun je ze vóór het definitief versturen nog aanpassen.
Als er iets niet klopt
Het venster blijft open en toont bovenin een foutmelding in deze gevallen:
- Een adres bij CC of BCC is geen geldig e-mailadres, bijvoorbeeld door een typfout of een ontbrekende @.
- De contactpersoon en het bedrijf hebben allebei geen e-mailadres.
- De offerte kan niet gemaakt worden, bijvoorbeeld omdat er geen documentsjabloon gekozen is.
Je gekozen sjablonen en ingevulde adressen blijven staan, zodat je alleen hoeft te verbeteren wat fout is. Er wordt dan nog niets klaargezet. Voorheen verscheen bij de laatste twee meldingen soms een hele pagina binnen het venster; dat is opgelost.
Wat er niet verandert
- Na de update zijn beide instellingen leeg. Offertes worden dus verstuurd zoals je gewend bent totdat je zelf een standaardadres invult of bij het versturen een CC of BCC opgeeft.
- De ontvanger van de offerte zelf blijft de contactpersoon, of het bedrijf als die geen e-mailadres heeft.
- De knop Mailen naar bedrijf op de offerte opent het gewone mailscherm van het bedrijf; de standaardadressen voor offertes gelden daar niet.