202608
Wat levert een cursus op, en wat heeft een cursussjabloon over een heel jaar opgebracht? Dat zag je tot nu toe alleen door facturen bij elkaar te zoeken of een export te maken. Nu staat het direct in Planaday: bij een cursussjabloon zie je de omzet per cursus met een grafiek per maand, en bij een cursus zie je per cursist wat er gefactureerd is en wat nog niet.
Wie ziet het?
Beide overzichten staan onder een nieuw kopje Financieel in het menu aan de rechterkant van een cursus en een cursussjabloon. Je ziet dat kopje alleen als de financiële module aan staat en je het recht hebt om facturen te bekijken. De overzichten zijn alleen in de backoffice te zien, niet in de portalen.
Omzet bij een cursussjabloon
Open een cursussjabloon en klik rechts onder Financieel op Omzet.
Bovenaan filter je met knoppen:
- Jaar: de jaren vanaf de eerste cursus van dit sjabloon tot en met volgend jaar. Standaard staat het huidige jaar aan.
- Maand: een losse maand, of Heel jaar (standaard).
- Status: Concept, Ingepland of Optie, of Alle (standaard). Geannuleerde cursussen tellen nooit mee.
Daaronder staat de grafiek Omzet per maand (excl. btw) over de afgelopen vijf jaar. De grafiek volgt het filter niet: hij laat altijd het hele verloop zien. Een maand met een negatief bedrag, bijvoorbeeld door een creditnota, heeft een andere kleur.
De tabel Omzet per cursus toont per cursus de startdatum, de status, het aantal cursisten, de omzet exclusief en inclusief btw en het gemiddelde per cursist. Onderaan staat de totale omzet van alle cursussen in het filter. Via het exportmenu bovenaan de pagina download je met Omzet voor cursussjabloon (xlsx) precies wat je op het scherm ziet, met hetzelfde filter.
Factuurregels bij een cursus
Open een cursus en klik rechts onder Financieel op Factuurregels. Het getal achter Factuurregels is het aantal factuurregels op deze cursus.
Bovenaan staat Omzet van deze cursus, met de totale omzet exclusief btw en het gemiddelde per cursist. Daaronder staat elke ingeplande cursist met zijn bedrijf, het bedrag exclusief en inclusief btw en een status:
- gefactureerd (groen): de cursist staat op een factuur. Met de knop in de kolom Factuur open je die factuur direct; staat hij op meerdere facturen, dan zie je ze allemaal.
- nog factureren (oranje): er is al een factuurregel voor de cursist, maar die staat nog niet op een factuur.
- proforma (grijs): er is nog geen factuurregel. Planaday berekent het bedrag uit de prijs van de cursus, op precies dezelfde manier als bij het factureren. Het bedrag dat je hier ziet, is dus het bedrag dat straks op de factuur komt. Bovenaan zie je bij het gemiddelde per cursist hoeveel van de omzet nog proforma is.
- afgekocht (grijs): de cursus is in één keer als geheel gefactureerd (zie hieronder).
Zit er een prijsafspraak achter het bedrag, dan zie je dat bij de cursist staan.
Onder Overige factuurregels staan de regels die niet bij één cursist horen, zoals materiaal, locatiekosten of een vrije regel, met de soort, de omschrijving, het aantal en het bedrag. Ook dit overzicht download je via het exportmenu, met Factuurregels (xlsx).
Hoe de omzet wordt geteld
- Is een cursist gecrediteerd en opnieuw gefactureerd, dan worden alle regels bij elkaar opgeteld. Een volledig gecrediteerde cursist telt dus voor € 0.
- Een cursist die te laat heeft afgezegd maar wel een factuurregel heeft, telt mee. Hij staat in de lijst met de reden erbij.
- Een afgekochte cursus is in zijn geheel gefactureerd en niet per cursist. De cursisten staan dan op € 0,00, bovenaan staat een melding die dat uitlegt, en het bedrag van de afkoop telt mee in de omzet.
- Staat een losse regel (bijvoorbeeld materiaal) op een factuur met maar één cursus, dan telt die regel mee bij die cursus. Deelt de factuur meerdere cursussen, dan valt niet vast te stellen welk deel bij welke cursus hoort. Die bedragen tellen niet mee; bovenaan staat dan een melding met het bedrag en de facturen waar het om gaat.
- Alle bedragen zijn exclusief btw, met het bedrag inclusief btw ernaast. Kosten en marge vallen buiten dit overzicht: het gaat alleen over omzet.
Duizendtalscheiding in bedragen
Bij het bouwen bleek dat de instelling Cijfergroeperingsteken niet goed werd gelezen, waardoor bedragen op veel plekken helemaal geen duizendtalscheiding kregen. Dat is opgelost. Je vindt de instelling onder Beheer > Instellingen > Financieel > Algemeen, met de keuzes:
- . (punt, standaard): € 1.250,00
- , (komma): € 1,250.00, samen met een punt als decimaalteken
- (geen): € 1250,00 — deze keuze is nieuw
Let op: dit werkt door in de hele applicatie, ook in documenten en mails die met je communicatiesjablonen worden gemaakt. Bedragen vanaf duizend zien er daar dus anders uit dan voorheen. Wil je het oude beeld terug, kies dan (geen).
Moet je iets doen?
Nee. De overzichten verschijnen vanzelf voor iedereen met de juiste rechten zodra de financiële module aan staat.