202609
Maak je documenten voor een hele selectie cursisten tegelijk, zoals certificaten, deelnamebewijzen of uitnodigingen, dan worden die op de achtergrond aangemaakt. Tot nu toe gebeurde dat document voor document. Bij een grote groep, of bij meerdere documenten per cursist, kon het daardoor even duren voordat je download klaarstond.
Planaday maakt nu meerdere documenten tegelijk aan, dus je downloadbestand staat een stuk sneller klaar. Daarnaast is het tekstbestand in de download vervangen door een overzichtelijk resultaatoverzicht.
Waar gebruik je het?
Open de cursus en ga naar Documenten. Vink de cursisten aan en klik op Maak documenten voor selectie. In het venster Bulk document generatie kies je de documenten en stel je in:
- Opslaan bij cursist(en): Ja of Nee.
- Mailen naar cursist(en): Ja of Nee, met het communicatiesjabloon dat je daarvoor kiest.
- Genereer type: PDF of Word (docx).
Klik op Uitvoeren. Hetzelfde kan vanuit een dagdeel, via Documenten bij het dagdeel.
Waar vind je het resultaat?
Op het dashboard, in het tabblad Print opdrachten. Daar zie je per opdracht de creatiedatum, tot wanneer hij beschikbaar is, de cursus of het dagdeel en de aanvrager. Zodra de opdracht klaar is, download je daar het zipbestand.
Wat zit er in het zipbestand?
- Per cursist een los document per gekozen sjabloon.
- Bij PDF: per documenttype één samengevoegde PDF om in één keer te printen. Kies je meer dan één documenttype, dan komt daar één totaalbestand met alle documenten bij. De documenten staan in de samengevoegde bestanden in dezelfde volgorde als altijd.
- Het resultaatoverzicht 0_generatie_resultaat.txt. Door de 0 aan het begin staat het bovenaan in de map.
Nieuw: het resultaatoverzicht
Het tekstbestand in de zip was tot nu toe een technisch logboek: regels met tijdstippen, mappen op de server en meldingen voor onze eigen beheerders. Het is nu een overzicht dat je gewoon kunt lezen. Je opent het met Kladblok of een andere teksteditor. Het bestaat uit deze onderdelen:
1. Kop
- Cursus: de code en naam van de cursus waarvoor je de documenten maakte.
- Aangevraagd door: wie de opdracht heeft gestart.
- Aangevraagd op: wanneer je op Uitvoeren klikte.
- Verwerkt op: wanneer de documenten zijn aangemaakt.
2. Tellingen
Hoeveel documenten er zijn gegenereerd, hoeveel er zijn overgeslagen en hoeveel er zijn mislukt. Zo zie je in één oogopslag of alles gelukt is.
3. Mislukt
Alleen als er iets misging. Per document zie je de cursist, het soort document en de reden, bijvoorbeeld dat er een leeg document terugkwam. Deze lijst staat bewust bovenaan, zodat je hem niet over het hoofd ziet. Meestal lukte het aanmaken van het document zelf niet; dan zit het niet in de zip en is het niet opgeslagen of gemaild. Ging het pas mis bij het opslaan of mailen, dan kan het document al wel in de zip of bij de cursist staan. Kijk daarom bij een mislukt document even bij de cursist voordat je het opnieuw aanmaakt.
4. Overgeslagen
Documenten die Planaday bewust niet heeft aangemaakt, met de reden erbij:
- Dit document was al eerder gegenereerd.
- Er is geen sjabloonbestand gekoppeld aan het documentsjabloon.
5. Gegenereerd
Per cursist het soort document en de bestandsnaam zoals die in de zip staat. Daaronder staat wat er verder met het document is gebeurd, afhankelijk van wat je in het venster had gekozen:
- Opgeslagen bij de cursist, met de portalen waarin het zichtbaar is (bijvoorbeeld Cursistenportaal).
- Gemaild naar het e-mailadres van de cursist.
- Niet gemaild, met de reden: er is geen e-mailsjabloon gekoppeld, of de cursist heeft geen geldig e-mailadres. Die cursisten moet je dus zelf nog op een andere manier bereiken.
6. Samengevoegde PDF’s om in één keer te printen
Alleen bij PDF. Per samengevoegd bestand zie je hoeveel documenten erin zitten, en welk bestand alle soorten samen bevat.
De cursisten staan in elk onderdeel in dezelfde volgorde als in je selectie, ook al worden de documenten tegelijk aangemaakt.
Een voorbeeld:
Resultaat documenten genereren
Cursus: BHV-01 Basis BHV
Aangevraagd door: Jansen, Lynn (L.J.)
Aangevraagd op: 29-09-2026 10:15
Verwerkt op: 29-09-2026 10:17
Gegenereerd: 2
Overgeslagen: 1
Mislukt: 1
Mislukt (1)
- Klaassen, Klaas (K.), Certificaat BHV: de documentserver gaf een leeg document terug.
Overgeslagen (1)
- de Vries, Anna (A.), Certificaat BHV: dit document was al eerder gegenereerd.
Gegenereerd (2)
- Jansen, Jan (J.), Certificaat BHV: jansen_jan_11_certificaat_bhv.pdf
Opgeslagen bij de cursist (zichtbaar in: Cursistenportaal).
Gemaild naar jan@voorbeeld.nl.
- Pieters, Piet (P.), Certificaat BHV: pieters_piet_12_certificaat_bhv.pdf
Opgeslagen bij de cursist (zichtbaar in: Cursistenportaal).
Niet gemaild: de cursist heeft geen geldig e-mailadres.
Samengevoegde PDF's om in één keer te printen
- 1_certificaat_bhv_merged.pdf: 2 documenten
Wat als één document niet lukt?
Dan gaat de rest gewoon door. Het mislukte document staat in het resultaatoverzicht onder Mislukt. De andere documenten staan gewoon in de zip, zijn opgeslagen bij de cursist en zijn gemaild, zoals je had ingesteld.
Wat er niet verandert
De documenten zelf, de bestandsnamen, het opslaan bij de cursist, de zichtbaarheid in de portalen, de mails naar de cursist en de notities die daarbij worden aangemaakt, blijven precies hetzelfde. Ook het venster waarin je de opdracht start en het tabblad Print opdrachten op het dashboard zien er hetzelfde uit.
Moet je iets doen?
Nee. Het werkt meteen voor iedereen, voor nieuwe opdrachten. Zipbestanden die al klaarstaan, houden hun oude logboek.