202608
Je klanten en cursisten regelen steeds meer zelf in de portalen, en via de Publieke API komen boekingen zelfs helemaal buiten je om binnen. Handig, maar je wilt er wel van weten. Vanaf deze versie kun je per actie instellen dat er een taak wordt aangemaakt, dat er een e-mail naar de backoffice gaat, of allebei. Dezelfde opzet die het instructeursportaal al had, nu ook voor je klanten, je cursisten en de Publieke API.
Voor welke momenten kan het?
In het klantenportaal:
- een klant voegt een cursist toe
- een klant schrijft een of meer cursisten in voor een cursus
- een klant schrijft een cursist uit
Nieuw: laat je bijpraten door je eigen portalen en de Publieke API
- een cursist schrijft zichzelf in voor een cursus
- een cursist schrijft zichzelf uit
Nieuw: laat je bijpraten door je eigen portalen en de Publieke API
- er worden een of meer cursisten ingeschreven voor een cursus, bijvoorbeeld vanuit je website of je webshop
- een boeking wordt geannuleerd
Voor het in- en uitschrijven kon je tot nu toe hooguit een mailtje krijgen. Bij uitschrijven kreeg je helemaal niets: een cursist verdween van de lijst en je moest het zelf opmerken. Van een boeking via de Publieke API hoorde je alleen iets als de cursus daarmee vol raakte, en van een annulering via de Publieke API hoorde je niets. Dat is nu allemaal af te vangen.
Waar stel je het in?
Voor de portalen: Beheer > Instellingen > Portalen, en dan het klanten- of cursistenportaal. Elk moment heeft daar zijn eigen tabblad: bij het klantenportaal zijn dat “Cursist toevoegen”, “Cursist inschrijven” en “Cursist uitschrijven”, bij het cursistenportaal “Inschrijven” en “Uitschrijven”.
Voor de Publieke API: Beheer > Instellingen > Publieke pagina’s, API, Webhooks, Links > Publieke API. Ook daar staan de tabbladen “Inschrijven” en “Uitschrijven”.
Onderaan zo’n tabblad staat het kopje “Notificatie” en daar zit alles bij elkaar.
Wat kun je per moment instellen?
- Taak aanmaken: ja of nee.
- Taak toewijzen aan: de medewerker die de taak op zijn naam krijgt. Je kiest uit je eigen medewerkers en je instructeurs.
- Afronden binnen: 1, 2, 3 of 5 dagen, een week, twee weken of een maand. Daarmee krijgt de taak een deadline.
- E-mail sturen: ja of nee.
- Sturen aan: het e-mailadres waar die melding heen gaat. Vaak een gedeeld postvak van de backoffice.
Je kunt beide aanzetten, één van beide, of niets. Zet je alles uit, dan gebeurt er ook niets extra’s.
Waar komt de taak te hangen?
Bij het toevoegen van een cursist komt de taak op die cursist te staan, want daar ga je iets mee doen. Bij in- en uitschrijven komt hij op de cursus, want dat is waar je de bezetting bekijkt. Dat geldt ook voor de Publieke API. In de omschrijving van de taak en in de mail staan directe links, dus je klikt vanuit de melding door naar de juiste pagina.
Een groep tegelijk? Eén melding.
Schrijft een klant in één handeling acht mensen in, dan krijg je daar één taak en één mail van, met alle acht de namen erin. Geen acht losse taken waar je doorheen moet klikken. Een boeking of annulering via de Publieke API werkt hetzelfde: één melding voor de hele boeking, met iedereen erin.
Moet er nog iets gebeuren? Dan zegt de melding dat erbij.
Staan de inschrijvingen nog te wachten op goedkeuring, dan meldt de tekst dat expliciet, met een link naar het aanvragenoverzicht. Bij een boeking via de Publieke API waarin sommige cursisten wel en andere niet automatisch zijn goedgekeurd, krijg je die waarschuwing ook: er valt dan immers nog iets goed te keuren.
Bij een annulering via de Publieke API geldt hetzelfde, en daar zit een belangrijk verschil in. Was de boeking nog een optie, dan verdwijnt die gewoon en hoef je niets te doen. Was het al een echte inschrijving, dan wordt er een annuleringsverzoek aangemaakt dat jij nog moet accepteren. In dat tweede geval zegt de melding dat er nadrukkelijk bij, met een link naar Aanvragen/annuleringen. Zo blijft er geen verzoek onopgemerkt liggen.
Had je al meldmails aanstaan?
Voor “cursist toevoegen” en “inschrijven” bestond al een eenvoudige meldmail. Die instellingen zijn automatisch overgezet naar de nieuwe opzet, inclusief het e-mailadres dat je had ingevuld. Je hoeft niets opnieuw in te stellen en de mails blijven gewoon binnenkomen. Wil je er nu ook een taak bij? Dan zet je die er in hetzelfde tabblad bij.
Let op: de bevestigingsmail die je cursist of contactpersoon krijgt bij een afmelding is iets anders en verandert niet. Die blijft staan waar hij stond. En de melding “cursus is vol” bij de Publieke API blijft ook gewoon bestaan; die staat nu op het tabblad Algemeen, omdat hij over de cursus gaat en niet over één boeking.
En verder: de instellingenschermen zijn opgeruimd
Wie wel eens in de portaalinstellingen komt, weet dat het er onoverzichtelijk was. Eén tabblad “Boeking/Afmelding” hield het inschrijven, het uitschrijven, de e-learning, de portaalaccounts en de meldingen bij elkaar in één lange lijst.
Dat is gesplitst. Het klantenportaal ging van zeven tabbladen naar vier, het cursistenportaal van vier naar drie. Tabbladen die maar één instelling bevatten zijn opgegaan in “Algemeen”. Binnen elk tabblad staan de instellingen nu onder kopjes: Zichtbaar, Portaal rol instellingen, Handleiding, Mail instellingen, E-learning, Cursist portaal account en Notificatie. Je ziet zo in één oogopslag waar iets over gaat.
Het backofficeportaal en de instellingen van de Publieke API hebben dezelfde behandeling gekregen. Bij de Publieke API is meteen ook de naamgeving rechtgetrokken: het tabblad heette “Boeking vanuit Publieke API” en heet nu gewoon “Inschrijven”, net als in de portalen. Zelfde handeling, zelfde woord, waar je ook kijkt.
Instellingen verschijnen pas als ze ergens toe doen
Verder tonen we alleen nog wat van toepassing is. Een paar voorbeelden:
- Zet je een portaal uit, dan verdwijnen alle instellingen van dat portaal en houd je alleen de aan/uit-knop over. De bijbehorende tabbladen verdwijnen meteen mee. Hetzelfde geldt voor de financiële module en de Publieke API.
- Maak je geen e-learning account aan, dan is de vraag of daar een bevestigingsmail over moet ook weg. En staat die mail uit, dan hoef je ook niet meer te kiezen naar wie hij gaat.
- Zet je de handleidingknop rechtsboven uit, dan verdwijnt het veld voor de handleidinglink: een link die nergens te openen is heeft geen nut.
- Zet je “Taak aanmaken” op nee, dan zie je ook niet meer aan wie die taak toegewezen zou worden of binnen hoeveel dagen hij af moet zijn.
Kortom: minder velden waar je doorheen moet, en wat je ziet is ook echt van toepassing op jouw situatie.