202606
Plan je regelmatig incompany-cursussen? Dan zat het informeren van de betrokken bedrijven tot nu toe vol losse handelingen.
Vanaf deze release verstuurt Planaday die e-mails automatisch naar de contactpersonen van de gekoppelde bedrijven, op de momenten die jij zelf bepaalt.
Wat kun je nu instellen
Je kunt voor een incompany-cursus op drie momenten automatisch een e-mail laten versturen, elk met een eigen e-mailsjabloon:
- Bij het aanmaken van de cursus. Zodra je een incompany-cursus inplant, gaat er direct een bericht uit naar de gekoppelde bedrijven.
- Bij het inplannen van het eerste dagdeel. Handig om bedrijven te informeren zodra de eerste datum bekend is.
- Bij het inplannen van het laatste dagdeel. Een bevestiging zodra alle dagdelen van de cursus ingepland staan.
Koppel direct de bedrijven bij het inplannen van de cursus!
maar ook via de wizard
Bestaat een cursus uit maar één dagdeel? Dan vallen “eerste” en “laatste” samen en ontvangt het bedrijf het bijbehorende bericht zodra dat dagdeel een datum krijgt.
Hoe stel je het in
De configuratie loopt volledig via de bestaande emailevents van je cursussjabloon (Beheer → instellingen → cursussjablonen). Onder het kopje Incompany vind je drie regels:
- Bij aanmaken cursus
- Bij inplannen eerste dagdeel
- Bij inplannen laatste dagdeel
Per regel koppel je het e-mailsjabloon dat je wilt gebruiken. Laat je een regel leeg, dan wordt op dat moment niets verstuurd. Zo bepaal je zelf welke momenten je wel en niet inzet.
Wie ontvangt de e-mail
De berichten gaan naar de contactpersonen van de bedrijven die aan de cursus gekoppeld zijn. Bij het aanmaken van de cursus kies je de bedrijven, en het bezorgblok past zich automatisch aan je selectie aan:
- Geen bedrijf geselecteerd: er is niets in te stellen.
- Eén bedrijf: je ziet de contactpersonen van dat bedrijf.
- Twee of meer bedrijven: je kiest op type contactpersoon.
Wil je iemand buiten de contactpersonen meenemen, dan kun je een extra e-mailadres opgeven. Per bedrijf worden maximaal vijf contactpersonen aangeschreven.
Goed om te weten
- De functionaliteit werkt alleen voor incompany-cursussen met minimaal één gekoppeld bedrijf en een ingesteld e-mailsjabloon.
- Bij het inplannen van dagdelen liggen de gekoppelde bedrijven vast. Die kies je bij het aanmaken van de cursus.
- Is er voor een moment geen sjabloon ingesteld, dan zie je het blok niet en wordt er niets verstuurd.