202610
Je kunt nu in één CSV-bestand zien wat je cursisten hebben behaald: per cursist en per dagdeel het resultaat, samen met de cursist-, bedrijfs- en cursusgegevens en de bijbehorende diploma- en certificaatgegevens, ook van VCA-examens. Handig voor een opdrachtgever die een overzicht van behaalde diploma’s vraagt, voor je eigen administratie of om in een ander systeem in te lezen. Diplomanummers van examens waren tot nu toe alleen via documentsjablonen te gebruiken; nu staan ze gewoon in een export.
Waar vind je de export?
De export staat onder de oranje downloadknop rechts in de kruimelbalk, op drie plekken:
- Cursisten > Overzicht: onder het kopje ‘Cursisten’ kies je ‘Resultaten en certificaten, volgt de filters (csv)’. De export neemt de filters mee die je bovenaan het overzicht hebt aangeklikt, zoals Actief / Inactief / Niet gecontroleerd, het type cursist, de herkomst en de competenties. Staat het overzicht op ‘Inactief’, dan krijg je dus alleen de resultaten van inactieve cursisten. Let op: de tekst die je in het zoekveld van de tabel typt, telt níét mee.
- Bij een bedrijf (Bedrijven > een bedrijf openen, tabblad Overzicht): onder het kopje ‘Cursisten’ kies je ‘Resultaten en certificaten (csv)’. Je krijgt alle resultaten van inschrijvingen die namens dat bedrijf zijn gedaan. Is iemand later naar een ander bedrijf overgestapt, dan blijft wat hij bij dit bedrijf behaalde gewoon bij dit bedrijf staan.
- Bij een cursus (Cursussen > een cursus openen): onder het kopje ‘Cursisten’ kies je ‘Resultaten en certificaten (csv)’. Je krijgt de resultaten van alle cursisten in die cursus.
Wat staat er in het bestand?
Het bestand bevat één regel per cursist per dagdeel waarbij een resultaat is ingevuld. Heeft een cursus meerdere dagdelen met een resultaat, bijvoorbeeld een training en een examen, dan staat de cursist er dus meerdere keren in, elk dagdeel met zijn eigen resultaat en nummer. Uitgeschreven cursisten en dagdelen zonder resultaat staan er niet in. Ook resultaten die niet als geslaagd tellen staan erin, zodat je het volledige beeld hebt.
Per regel vind je:
- De cursist: nummer, voornaam, initialen, tussenvoegsel, achternaam, geboortedatum, geboorteplaats, e-mailadres, telefoon, mobiel, adres, postcode en woonplaats.
- Het bedrijf waarvoor de cursist was ingeschreven: nummer, naam en plaats. Bij een particuliere cursist blijven deze kolommen leeg.
- De cursus: nummer, cursuscode, cursusnaam, het cursussjabloon, de naam van het dagdeel en de datum van het dagdeel.
- Het resultaat, en in de kolom ‘Telt als geslaagd’ of dat resultaat als geslaagd telt (Ja of Nee). Dat volgt de instelling die je bij het resultaat zelf hebt gekozen.
- Examen en Diplomanummer: bij een dagdeel met een examenkoppeling, zoals een VCA-examen, het examen en het diplomanummer dat de examenkoppeling heeft doorgegeven. Planaday gebruikt hiervoor de gegevens die al binnen zijn; de export vraagt niets opnieuw op bij de examenaanbieder.
- VCA-diplomanummer: als je bij cursisten een extra veld voor het VCA-diplomanummer gebruikt, staat de waarde daarvan in deze kolom. Heb je dat veld niet, dan blijft de kolom leeg.
- Certificaat en Certificaat geldig tot: het laatst toegevoegde certificaat bij het behaalde resultaat, met de datum tot wanneer het geldig is.
Het bestand is een CSV met puntkomma’s als scheidingsteken; je opent het direct in Excel.
Exportknoppen overzichtelijker
De keuzes onder de downloadknop zijn bij een bedrijf, een cursus en het cursistenoverzicht nu ingedeeld onder kopjes, zoals ‘Cursisten’, ‘Cursisten met vestigingen’, ‘Uren rapportages’ en ‘Contactpersonen’. De bestaande exports zijn allemaal nog aanwezig en werken zoals voorheen; alleen de namen zijn korter, omdat het kopje er nu boven staat. De exports met vestigingen herken je aan het kopje ‘met vestigingen’ en aan een ‘2’ achter de naam, bijvoorbeeld ‘Eenvoudig 2 (csv)’.
Wat moet je doen?
Niets. De export is direct beschikbaar voor iedereen die cursisten mag bekijken. Er hoeft niets ingesteld te worden.