202608
Werk je met instructeurs die je per uur, per kilometer of met een vaste vergoeding betaalt? Dan hoef je niet meer te wachten tot hun factuur binnenkomt. Planaday stelt die factuur voor je samen op basis van de dagdelen waarvoor je de instructeur hebt ingezet en de tarieven die bij hem staan geregistreerd. Jij controleert het voorstel, past aan wat er anders moet en zet de factuur klaar. Je weet daardoor eerder wat een cursus je werkelijk kost, en je instructeur hoeft zelf niets meer uit te zoeken.
Voorwaarde: er moeten tarieven bij je instructeurs staan
Dit is het belangrijkste om vooraf te weten. Planaday rekent uitsluitend met wat jij bij de instructeur hebt vastgelegd. Staan daar geen tarieven, dan krijg je wel een voorstel te zien, maar bestaat dat volledig uit regels van nul euro met een opmerking erbij. Leg de tarieven dus eerst vast, dan levert het samenstellen meteen een bruikbare factuur op.
Tarieven leg je vast bij de instructeur zelf: open de instructeur en kies in het linkermenu onder Financieel het onderdeel Tarieven. Per tarief geef je het bedrag, de btw en het type op. Je kunt een tarief beperken tot bepaalde weekdagen en tijdstippen, bijvoorbeeld voor avond- of weekendwerk. Planaday kiest bij het factureren automatisch het tarief dat hoort bij de datum en de starttijd van het dagdeel, dus zo’n avondtarief wordt vanzelf toegepast.
Het onderdeel Tarieven zelf zet je aan via Beheer > Instellingen > Financieel > Tarieven. Staat dat uit, dan zie je Tarieven niet bij je instructeurs staan en kun je ook geen facturen samenstellen.
Eerder schreven we hier al over:
- Nieuw: Tarieven vastleggen bij Instructeur & Locaties (Nieuw: Tarieven vastleggen bij Instructeur & Locaties)
- Nieuw: Vaste vergoeding bij tarieven (Nieuw: Vaste vergoeding bij tarieven)
- Verbetering: Uren & kilometer rapportage uitgebreid (Verbetering: Uren & kilometer rapportage uitgebreid)
Waar je het vindt
Ga naar een instructeur en open in het rechermenu het onderdeel Ingepland. Kies boven de lijst de periode die je wilt bekijken. In de eerste kolom van het overzicht staat nu een vinkvakje per dagdeel, en boven de lijst staat de knop “Factuur maken”.
Vink de dagdelen aan die je wilt verrekenen en klik op “Factuur maken”. Vink je niets aan, dan gaat Planaday uit van alle nog niet gefactureerde dagdelen binnen de gekozen periode. De lijst toont honderd regels per pagina; je selectie blijft bewaard als je doorbladert of van sorteervolgorde wisselt.
In het linkermenu van de instructeur staan onder het kopje Financieel twee nieuwe onderdelen, allebei met een teller erachter:
- Nog te verrekenen toont wat er op dit moment openstaat voor deze instructeur.
- Facturen (inkoop) toont de facturen die je al voor hem hebt aangemaakt.
Het scherm Nog te verrekenen
Dit is het scherm waar je de factuur samenstelt. Bovenaan staat “Nog openstaand voor” met de naam van de instructeur. Kwam je hier via een selectie op Ingepland, dan zie je eerst een blokje “Geselecteerde dagdelen” met datum, dagdeel en cursus, zodat je ziet waarover het gaat.
Daaronder staat het tabblad Te verrekenen dagdelen met per dagdeel een regel: de datum, het dagdeel met de cursus eronder, en het totaalbedrag exclusief btw. Klap een regel open en je ziet precies welke factuurregels Planaday heeft berekend, met aantal, type, tarief, btw en totaal. Een dagdeel wordt altijd in zijn geheel verrekend, dus je kunt losse regels binnen een dagdeel niet apart aanvinken.
Zodra er factuurregels klaarstaan die nog niet op een factuur staan, verschijnt een tweede tabblad: Nog niet gefactureerde factuurregels, met het aantal erachter.
Bovenin het scherm staan drie knoppen:
- Factuur maken maakt van de aangevinkte dagdelen meteen een conceptfactuur.
- Factuurregels aanmaken maakt alleen de factuurregels aan, zonder factuur. Handig als je gedurende de maand wilt vastleggen wat er verrekend moet worden en pas later wilt factureren. Die regels komen op het tweede tabblad te staan en kun je later alsnog in één keer op een factuur zetten.
- Regels verwijderen haalt geselecteerde regels van dat tweede tabblad definitief weg.
Welke regels Planaday berekent
Planaday kijkt naar de tarieven op het tabblad Tarieven van de instructeur en maakt daar regels van. Per tariefsoort geldt een eigen manier van tellen:
- Uren: per dagdeel, op basis van de duur van dat dagdeel. De omschrijving bevat de datum en de cursusnaam.
- Kilometer vergoeding: per locatie van het dagdeel. De omschrijving vermeldt van welk adres naar welk adres is gerekend. Wanneer de module voor afstanden actief is, berekent Planaday de afstand automatisch.
- Reiskosten (p/d): één keer per werkdag.
- Maaltijdvergoeding: één keer per werkdag.
- Vaste vergoeding: één keer per werkdag.
- Overige: één keer per werkdag.
Werkt een instructeur twee dagdelen op dezelfde dag, dan krijgt hij de reiskosten, de maaltijdvergoeding en de vaste vergoeding dus één keer, en de uren per dagdeel.
Ontbreekt er voor een bepaalde soort een tarief, dan krijg je toch een regel te zien, met een bedrag van nul euro en een opmerking erbij. Zo blijft zichtbaar dat er iets mist en kun je het bedrag zelf aanvullen in plaats van dat de regel stilzwijgend verdwijnt.
De factuur zelf
Je krijgt eerst het volledige voorstel te zien. Pas als je bevestigt, ontstaat de factuur, en die begint altijd als concept.
De factuur staat op naam van de instructeur: zijn naam en adres staan als afzender bovenaan. Geadresseerde is standaard je eigen organisatie. Zolang de factuur concept is, kun je die geadresseerde nog wijzigen via het veld Aan.
Het factuurnummer vul je zelf in. Dat is met opzet zo: je neemt het nummer over dat de instructeur zelf aan de factuur geeft, en die nummering is van hem. Als hulp zie je in het invoerveld het laatst gebruikte factuurnummer van deze instructeur staan als voorbeeld. Zolang het nummer leeg is, kun je de status niet wijzigen; er staat dan een hint bij die dat uitlegt. Ook de vervaldatum kun je zelf zetten.
Verder gedraagt de factuur zich als elke andere factuur in Planaday: hij verschijnt in het gewone factuuroverzicht, je kunt regels toevoegen, wijzigen en verwijderen, hem mailen en als pdf downloaden, en zo nodig crediteren. In het factuurscherm herken je hem aan het label INSTRUCTEURFACTUUR bovenaan.
Dubbel factureren kan niet
Zodra een dagdeel is verrekend, krijgt het in het overzicht Ingepland het label “Gefactureerd” en is het vinkvakje voor dat dagdeel uitgeschakeld. Het dagdeel blijft dus gewoon zichtbaar in je overzicht, maar wordt bij een volgende factuur overgeslagen. Verwijder je later een factuurregel, dan blijft dat dagdeel als gefactureerd staan. Dat is een bewuste keuze: wat je eenmaal hebt verrekend, wordt niet automatisch opnieuw aangeboden.
Gescheiden van je verkoopfacturen
Een factuur uit naam van een instructeur is een inkoopfactuur en gedraagt zich daar ook naar:
- Hij gaat niet mee in een UBL-bestand. De knop Exporteer UBL is uitgeschakeld en legt bij aanwijzen uit waarom.
- Uploaden naar de boekhouding vanuit het factuurscherm is eveneens uitgeschakeld, met dezelfde uitleg.
- Er zijn geen herinneringen en aanmaningen. Die downloadknoppen verschijnen niet bij dit soort facturen, wat logisch is voor een factuur die aan je eigen organisatie is gericht.
- Bij de factuurexport en de boekhoudkoppelingen bepaal je per export of je ze meeneemt. In het exportscherm staat het vinkvakje “Instructeur-facturen meenemen”, en dat staat standaard uit. Je bestaande exports blijven dus leveren wat ze altijd leverden.
Het gewone factuuroverzicht toont wel gewoon alles, verkoop en inkoop door elkaar, zodat je niets kwijtraakt.
Aanzetten
Facturen samenstellen uit naam van instructeurs is een aparte module. Je vindt hem via Beheer > Instellingen, in het blok Applicatie modules onder de naam “Instructeur facturen samenstellen”.
Neem je de module nog niet af, dan lees je op die pagina wat hij doet en hoe je hem kunt bestellen.
Twee bestaande instellingen moeten daarnaast ook aanstaan: Financieel en de instructeurstarieven. Staat er één van beide uit, dan zie je dat op de modulepagina meteen als waarschuwing, met een link naar de instelling die je nog moet aanzetten.
Wat er niet verandert
Aan je bestaande verkoopfacturen verandert niets. De exportknop met de ingeplande cursussen op het overzicht Ingepland blijft precies hetzelfde bestand leveren als voorheen. En zolang je de module niet afneemt, ziet het scherm Ingepland er ongewijzigd uit: geen vinkvakjes, geen extra knop, geen extra menu-items.