Release 202502.0.1
Nu we van die mooie nieuwe portalen hebben zien we veel meer mogelijkheden tot gebruik! De eerste is deze week live gegaan:
Inschrijflinks versturen
Met deze functionaliteit kan je een groep cursisten uitnodigen om zich in te schrijven op een cursus uit een reeks van al ingeplande cursussen.
Dit kan zowel met open en incompany cursussen!
De link om in te schrijven kan je versturen in de mail, waarna de cursist (na het klikken op de link) in een speciale versie van het portaal terecht komt (hiervoor heeft hij/zij geen portaal account nodig) en de cursus kan kiezen die voor hem/haar het beste uitkomt!
Hoe instellen?
Zoals je weet zetten we nieuwe functionaliteiten tegenwoordig standaard uit, deze kan je aanzetten via: Beheer->instellingen->Applicatie modules
Hierna kan je de volgende dingen instellen:
- Aan / uitzetten van deze functionaliteit
- Vanaf hoeveel maanden in de toekomst mag iemand cursussen zien om uit te kiezen
- Mogen de prijzen getoond worden
- Mag de cursist ook open cursussen zien?
- Mag de cursist alleen in-company cursussen zien
- Link naar een speciale handleiding die jullie kunnen maken (vul hier een website url in)
- Naar welke website/pagina moet iemand doorgestuurd worden als de inschrijving is gelukt? (deze komt na het bevestigingsscherm)
- Naar welke website/pagina moet iemand doorgestuurd worden als de inschrijving is mislukt? (deze komt na het laatste scherm)
- Deze tekst ziet de cursist op het eerste scherm nadat ze op de link hebben geklikt en op de website komen
- Aanvullende tekst als cursist zich succesvol heeft ingeschreven
- Tekst op de knop waarmee je naar de link van punt 7 uit vorige scherm gaat
- Aanvullende tekst als cursist niet succesvol is ingeschreven
- Tekst op de knop waarmee je naar de link van punt 8 uit vorige scherm gaat
Als de functionaliteit aanstaat kan je cursisten gaan uitnodigen!
Ik ga stap voor stap uitleggen hoe dit te doen!
Stap 1. Maak een nieuw communicatiesjabloon
Speciaal voor deze functionaliteit hebben we een nieuw communicatieveld toegevoegd ($c_inschrijf_link$) die alleen maar werkt met onderstaande functionaliteit!
Maak hiervan gebruik van door bij Beheer->instellingen->communicatiesjablonen een kopie te maken van het sjabloon: Uitnodiging van cursus.
Stap 2. Plan je cursussen in voor een bepaald cursussjabloon
Volg hier de normale manier van cursussen inplannen. Mocht je dit al gedaan hebben sla deze stap dan over.
Stap 3. Cursisten uitnodigen vanuit bedrijf
Ga naar het bedrijf waarvoor je cursisten wil uitnodigen:
je bovenaan nu een nieuwe knop ‘Cursisten uitnodigen’.
Kies in het volgende scherm het cursussjaboon uit stap 2.
Kies in het volgende scherm de cursisten die je wil uitnodigen en daarna op ‘mail opstellen’
Maak hier de email of kies hier het juiste communicatiesjabloon (deze moet je dan wel eerst gemaakt hebben). Standaard kiezen we voor ‘Uitnodiging voor cursus’.
Kies daarna voor ‘in mailqueue zetten’. We gaan dan op de achtergrond de links samenstellen en de mails vullen. Deze verschijnen redelijk snel in het communicatie->nog te versturen overzicht.
Indien ingesteld voor je omgeving, worden deze daarna automatische verstuurd ook.
Wat ziet de cursist
De cursist krijgt een mail met een lange link:
Als de cursist op de link klikt komt deze op een speciale versie van het (cursisten) portaal. Is meteen ingelogd en ziet zijn/haar gegevens.
Daarna is het een kwestie van de stappen volgen en klaar!
Verwerking in Planaday
In planaday zie je dan een aanvraag bij Cursus->aanvragen/annuleringen of als je voor het ‘cursisten portaal’ hebt ingesteld dat aanvragen automatisch worden goedgekeurd lopen ze direct door en is de cursist direct ingepland.
Nog een manier van uitnodigen
Als je een bredere groep cursisten wil uitnodigen kan je ook vanuit een cursussjabloon cursisten uitnodigen.
ga hiervoor naar: Beheer->instellingen->Cursussjabloon
en kies een cursussjabloon waarvan je weet dat er cursussen zijn ingepland.
Hierna kan je cursisten over alle bedrijven heen kiezen, de mail opstellen en ook versturen!