Status van een cursus en vervolgacties en eigenschappen

stefan · 19 maart 2024 om 12:44

Deze hebben we tijdens de klantendag ook besproken en ondertussen hebben we bij een aantal klanten nog wat eisen en wensen op kunnen halen.

Daarom is het nu tijd om de discussie hier verder te voeren!

Graag willen we van jullie weten of onderstaande de lading dekt!

En goed om te weten!! Het is en blijft altijd optioneel om dit te gebruiken, je kan het straks dus aan/uitzetten in jullie beheer omgeving.

Huidige planning: Juni/Juli 2024

Er zijn nu enkele statussen mogelijk bij een cursus. Denk hierbij aan:

Concept
Ingepland
Geannuleerd
Optie instructeur (nieuw)
Optie

Op basis van statuswijziging in de cursus (cursus wijzigen) worden bepaalde acties uitgevoerd welke nog ‘overruled’ kunnen worden

Werkwijze en schermen

Het kunnen wijzigen van een status gebeurt middels een actiebutton aan de bovenzijde. En niet meer in het ‘bewerken’ scherm.

Algemeen

Elke overgang = notitie bij cursus en/of dagdeel
- Oude + nieuwe status
- Uitgevoerde acties
Aanpassen status moet recht die je toe kan voegen aan een applicatie rol: Status
- Standaard bij de volgende rollen toevoegen:
  - Beheerder
  - Hoofdplanner
  - Superadmin
  - Planner
Bij statusovergangen moet er ook nog gekeken worden naar bestaande rechten, denk aan:
- Inplannen/uitplannen

Statussen van cursus:

Concept

De status ‘Concept’ geeft je de mogelijkheid de cursus volledig in de richten zonder dat deze zichtbaar is, behalve voor jezelf.

Eigenschappen:

De cursus is NIET zichtbaar via publieke API, portalen en web inschrijvingen
De cursus is WEL zichtbaar bij ‘cursussen vandaag’ in dashboard
De cursus is WEL zichtbaar bij de ‘cursus inplan’ wizard (beschikbaarheid check locatie/instructeurs)
De cursus is NIET zichtbaar via feeds (Springest/Edudex/EduMS)
De presentie van de cursus kan NIET verwerkt worden (en is niet zichtbaar in het overzicht)
Er kunnen GEEN cursisten worden ingepland, in optie gezet worden of op wachtlijst
- Niet zichtbaar in inplan schermen (cursist enkel, groep, csv inplannen)
Taken & automatiseringen werken NIET
Knop ‘Cursus verwijderen’ is WEL beschikbaar

Mogelijke overgangen met bijbehorende acties:

Concept → Ingepland
- Communicatie naar
  - Cursisten/ de contactpersoon van een bedrijf
  - Instructeurs
- Taken aanmaken
Concept → Optie
Concept → Optie voor instructeur
- Communicatie naar
  - Instructeurs
Concept → Geannuleerd
- Communicatie naar
  - Cursisten/ de contactpersoon van een bedrijf
  - Instructeurs
- Medewerker kan standaard ‘annuleer reden’ kiezen of zelf een ‘annuleer reden’ invullen. Deze gaat mee naar de mail.
- Medewerker kan aangeven of instructeurs worden uitgeplant (standaard Ja)
  - Instructeurs krijgen mail van de annulering indien dit ‘vinkje’ op ja wordt gezet bij deze actie
  - Dit is de standaard mail ‘cursus is geannuleerd voor instructeur’
- Medewerker kan aangeven of taken vervallen (standaard Ja)
- Medewerker kan aangeven of alle automatiseringen van de dagdelen verwijderd moeten worden (standaard Ja)

Ingepland

Een ingeplande cursus is volledig (zoals ingesteld) zichtbaar.

Eigenschappen:

De cursus is WEL zichtbaar via publieke, portalen en web inschrijvingen
De cursus is WEL zichtbaar bij ‘cursussen vandaag’ in dashboard
De cursus is WEL zichtbaar via feeds (Springest/Edudex/EduMS)
De presentie van de cursus kan WEL verwerkt worden (en is zichtbaar in het overzicht)
Er kunnen WEL cursisten worden ingepland, in optie gezet worden of op wachtlijst
- Zichtbaar in inplan schermen (cursist enkel, groep, csv inplannen)
Taken & automatiseringen werken
Knop ‘Cursus verwijderen’ is NIET beschikbaar

Mogelijke overgangen met bijbehorende acties:

Ingepland → Geannuleerd
- Medewerker kan standaard ‘annuleer reden’ kiezen of zelf een ‘annuleer reden’ invullen. Deze gaat mee naar de mail.
- Medewerker kan aangeven of cursisten worden uitgeplant (standaard Ja)
  - Cursisten krijgen mail van de annulering indien dit ‘vinkje’ op ja wordt gezet bij deze actie
  - Dit is de standaard mail ‘cursus is geannuleerd voor cursist’
- Medewerker kan aangeven of instructeurs worden uitgeplant (standaard Ja)
  - Instructeurs krijgen mail van de annulering indien dit ‘vinkje’ op ja wordt gezet bij deze actie
  - Dit is de standaard mail ‘cursus is geannuleerd voor instructeur’
- Medewerker kan aangeven of locaties worden uitgeplant (standaard Ja)
- Medewerker kan aangeven of opties vervallen (indien opties globaal aanstaan) (standaard Ja)
  - Cursisten krijgen mail van de annulering indien dit ‘vinkje’ op ja wordt gezet bij deze actie
  - Dit is de standaard mail ‘opties zijn geannuleerd’
- Medewerker kan aangeven of wachtlijst vervalt (indien wachtlijsten globaal aanstaan) (standaard Ja)
  - Cursisten krijgen mail van de annulering indien dit ‘vinkje’ op ja wordt gezet bij deze actie
  - Dit is de standaard mail ‘wachtlijst is geannuleerd’
- Medewerker kan aangeven of factuurregels vervallen (standaard Ja)
- Medewerker kan aangeven of taken vervallen (standaard Ja)
- Medewerker kan aangeven of de e-Learnings (indien van toepassing) worden uitgeschreven (standaard Ja)
- Medewerker kan aangeven of alle automatiseringen van de dagdelen verwijderd moeten worden (standaard Ja)

Geannuleerd

Eigenschappen:

De cursus is NIET zichtbaar via publieke, portalen en web inschrijvingen
De cursus is NIET zichtbaar bij ‘cursussen vandaag’ in dashboard
De cursus is NIET zichtbaar via feeds (Springest/Edudex/EduMS)
De presentie van de cursus kan NIET verwerkt worden (en is NIET zichtbaar in het overzicht)
Er kunnen GEEN cursisten worden ingepland, in optie gezet worden of op wachtlijst
- Niet zichtbaar in inplan schermen (cursist enkel, groep, csv inplannen)
Taken werken (wel melding erbij dat cursus is geannuleerd)
Automatiseringen werken NIET
Knop ‘Cursus verwijderen’ is WEL beschikbaar

Mogelijke overgangen met bijbehorende acties:

Geen

Optie instructeur

Dit is een interne status en hiermee gebeurd net als bij ‘concept’ nog niets bij.

Deze is alleen beschikbaar indien de klant beschikt over het instructeur portaal!

Eigenschappen:

De cursus is NIET zichtbaar via publieke, portalen en web inschrijvingen
De presentie van de cursus kan NIET verwerkt worden (en is NIET zichtbaar in het overzicht)
De cursus is WEL zichtbaar in Planaday zelf en in instructeursportaal
Er kunnen GEEN cursisten worden ingepland!
De cursus is NIET zichtbaar in ‘cursussen vandaag’ op dashboard
De presentie van de cursus kan NIET verwerkt worden (en is NIET zichtbaar in het overzicht)
De cursus is WEL zichtbaar bij de ‘cursus inplan’ wizard (beschikbaarheid check locatie/instructeurs)
De cursus is NIET zichtbaar via feeds (Springest/Edudex/EduMS)
Er kunnen GEEN cursisten worden ingepland, in optie gezet worden of op wachtlijst
- Niet zichtbaar in inplan schermen (cursist enkel, groep, csv inplannen)
Taken & automatiseringen werken WEL
Knop ‘Cursus verwijderen’ is WEL beschikbaar

Deze status wordt gebruikt om in instructeur portaal beschikbaar te maken zodat instructeurs hierop kunnen aanmelden/inschrijven. Hiermee geven zij aan dat zij deze graag ‘willen doen’.

Acties:

Instructeur (indien functionaliteit beschikbaar in portaal) kan zich hierop inschrijven.
- Deze kun je via ‘openstaande aanvragen’ verwerken in ‘openstaande aanvragen’.
Optioneel kan medewerker zelf instructeur inplannen
De status kan omgezet worden naar andere status (met de nodige gevolgen)

Zichtbaarheid en opties:

Klantenportaal niet kiesbaar en verborgen
Webinschrijvingen niet kiesbaar en verborgen
Publieke API niet kiesbaar en verborgen
Private API wel beschikbaar (als in beschikbaar in portal)
Cursusfeed niet kiesbaar en verborgen
Garanties niet kiesbaar en verborgen

Optie

Dit is een interne status en hiermee gebeurd net als bij ‘concept’ nog niets bij.

Deze is voor gesloten/incompany cursussen alleen.

Het moet instelbaar zijn dat als een optie voor een specifieke klant is, deze kan verlopen!

Eigenschappen:

De cursus is NIET zichtbaar via publieke, portalen en web inschrijvingen
De cursus is ENKEL zichtbaar in Planaday zelf
De cursus is NIET zichtbaar in ‘cursussen vandaag’ op dashboard
De presentie van de cursus kan NIET verwerkt worden (en is NIET zichtbaar in het overzicht)
De cursus is WEL zichtbaar bij de ‘cursus inplan’ wizard (beschikbaarheid check locatie/instructeurs)
De cursus is NIET zichtbaar via feeds (Springest/Edudex/EduMS)
Er kunnen GEEN cursisten worden ingepland, in optie gezet worden of op wachtlijst
- Niet zichtbaar in inplan schermen (cursist enkel, groep, csv inplannen)
Taken & automatiseringen werken WEL
Knop ‘Cursus verwijderen’ is WEL beschikbaar

Zichtbaarheid en opties:

Klantenportaal niet kiesbaar en verborgen
Webinschrijvingen niet kiesbaar en verborgen
Publieke API niet kiesbaar en verborgen
Cursus feed niet kiesbaar en verborgen
Garanties niet kiesbaar en verborgen

Algemene aanpassingen:

Filters toevoegen op cursus status
- Cursusoverzicht
Filters op status toevoegen in exports
Rapportages nazien of ze een ‘status moeten meekrijgen’
Bij wijzigen van status van cursus ook meteen ‘de vraag’: “moeten de statussen van de dagdelen ook deze status krijgen”?