202610
Importeren in Planaday is helemaal opnieuw opgezet. Je bestand hoeft niet meer precies de juiste kolomnamen te hebben: je leest het in zoals het is en koppelt daarna zelf welke kolom bij welk veld in Planaday hoort. Je kunt eerst een testimport doen zonder dat er iets wordt opgeslagen, je ziet tijdens het importeren hoe ver het is, en een import die halverwege stopt, zet je later gewoon voort. Hieronder lees je stap voor stap hoe het werkt.
Waar vind je het?
Ga naar Beheer > Self support. In het blok “Importeren” staan onder “Standaard imports”:
- Bedrijven
- Cursisten/medewerkers
- Gevolgde cursussen
- Instructeurs
- Locaties
- Materialen
- Taken
Je ziet alleen de imports waarvoor je de rechten hebt: je hebt het recht om te importeren nodig, plus het recht op het onderdeel zelf (bijvoorbeeld bedrijven of locaties).
Een aantal imports kun je ook direct vanuit het overzicht openen, via de knop in de actiebalk bovenaan: “Cursisten importeren” op het cursistenoverzicht, “Instructeurs importeren” op het instructeursoverzicht, “Locaties importeren”, “Materialen importeren” en “Taken importeren” op hun eigen overzichten.
Bij bedrijven en cursisten staat boven de import een blok “Statistieken” met het totaal, het aantal actieve en inactieve records en hoeveel er in je pakket nog bij kunnen.
Stap 1: Kies een bestand
Kies een Excel-bestand (.xlsx) of een CSV-bestand, of sleep het in het vak. Het bestand moet een kopregel hebben; de namen in die kopregel mogen alles zijn. Bij een CSV-bestand herkent Planaday zelf of de kolommen gescheiden zijn met een puntkomma, een komma, een tab of een verticaal streepje.
Een bestand mag maximaal 2000 regels bevatten. Heb je er meer, splits het dan in delen.
Nog geen bestand? Klik op “Voorbeeldbestand”. Je krijgt dan een leeg bestand met alle velden die deze import kent, inclusief de extra velden van jullie eigen omgeving, met de verplichte velden vooraan.
Klik op “Volgende stap”.
Stap 2: Koppel de kolommen
Je ziet nu elke kolom uit je bestand als een regel, met een paar voorbeeldwaarden uit je eigen bestand ernaast. Kies per regel bij welk veld in Planaday die kolom hoort.
- Planaday doet zelf al een voorstel waar de kolomnaam duidelijk is, bijvoorbeeld “Postcode” of “Bedrijfsnaam”. Controleer het voorstel wel even. Twijfelt Planaday tussen twee velden, dan wordt er bewust niets voorgesteld: geen voorstel is beter dan een verkeerd voorstel.
- In de keuzelijst staan de velden in drie groepen: “Verplicht”, “Overige velden” en “Extra velden” (de vrije velden van jullie omgeving).
- Wil je een kolom niet importeren, kies dan “— niet importeren —”.
- Velden met een sterretje zijn verplicht. Ontbreekt er nog een verplicht veld, dan zie je de melding “Nog niet compleet”.
- Bovenaan kun je filteren op “Alle kolommen” of “Nog niet gekoppeld”, en zoeken op een kolomnaam. Handig bij een bestand met veel kolommen.
Bewaarde koppelingen. Lees je vaker hetzelfde soort bestand in, dan hoef je niet elke keer opnieuw te koppelen. Planaday onthoudt automatisch je laatste koppeling als “Je vorige import” en past die de volgende keer toe. Via de knop “Bewaarde koppelingen” kun je een koppeling ook een eigen naam geven, bijvoorbeeld “Bestand van de boekhouding”. Zo’n bewaarde koppeling is voor iedereen in de backoffice beschikbaar. Bestaat de naam al, dan wordt die koppeling overschreven. Een bewaarde koppeling gebruik je met “Gebruiken” en verwijder je met het prullenbakje.
Klik op “Volgende stap”.
Stap 3: Kies de instellingen
Hier bepaal je hoe Planaday herkent of iets al bestaat, en wat er dan moet gebeuren. De instellingen verschillen per import; ze staan hieronder per onderdeel uitgelegd.
Onderaan staan twee knoppen:
- Test import: Planaday loopt het hele bestand door alsof het echt importeert, maar slaat niets op. Zo zie je vooraf welke regels een fout zouden geven.
- Importeren: de echte import.
Stap 4: Importeren
Je ziet een voortgangsbalk met hoeveel regels er verwerkt zijn en hoeveel daarvan een fout gaven.
Klik je tijdens het importeren op een link of in het menu, dan vraagt Planaday eerst of je echt weg wilt: “De import is nog bezig”. Kies je “Toch weggaan”, dan stopt de import halverwege. De regels die al verwerkt zijn blijven staan.
Later verder gaan. Open je dezelfde import opnieuw, dan zie je boven de stappen het blok “Onafgeronde import”, met hoeveel regels er al verwerkt zijn. Kies “Verder gaan waar we gebleven waren” om de rest te importeren; er wordt geen regel overgeslagen en geen regel dubbel gedaan. Wil je er niet mee verder, kies dan “Weggooien”: het bestand wordt dan weggegooid, maar wat al geïmporteerd is blijft staan.
Het resultaat en het controlebestand
Na afloop zie je hoeveel regels er verwerkt zijn en hoeveel met een fout, met daaronder een lijst van de gevonden fouten. Het regelnummer is het regelnummer in je eigen bestand, waarbij de kopregel regel 1 is.
Met “Haal het controlebestand op” download je je eigen bestand terug, met één extra kolom “fouten”. Bij de regels die goed gingen staat daar niets; bij de andere staat waarom het niet lukte. Repareer die regels en lees het bestand opnieuw in.
Was het een testimport, dan staat dat er duidelijk bij, en kun je met “Terug naar de koppeling en nu echt importeren” direct de echte import starten. Met “Nog een bestand importeren” begin je opnieuw bij stap 1.
Bij elk bedrijf, elke cursist, instructeur en locatie die via een import is aangemaakt of bijgewerkt, komt een notitie te staan, bijvoorbeeld: “Aangemaakt via de import van ‘bedrijven-oktober.xlsx’ door Jan Jansen”.
Wat als het al bestaat?
Bij de meeste imports kies je in stap 3 onder “Te nemen actie” wat er moet gebeuren als een regel al in Planaday bestaat:
- Foutmelding: de regel wordt overgeslagen en je krijgt een foutmelding. Dit is de standaard.
- Overslaan: de regel wordt overgeslagen, zonder melding.
- Bijwerken: het bestaande record wordt bijgewerkt met de gegevens uit het bestand.
- Toevoegen: het record wordt nogmaals toegevoegd en staat daarna dubbel in Planaday.
Bij Bijwerken geldt: alleen de kolommen die je hebt gekoppeld én gevuld, worden aangepast. Een lege cel wist nooit een bestaande waarde, ook niet in een gekoppelde kolom. Velden die niet in je bestand staan, blijven zoals ze waren. Een veld leegmaken via een import kan daardoor niet.
Per import
Bedrijven
- Verplicht: de naam.
- “Controle velden”: herkennen op Naam en postcode (standaard), Naam, Bedrijfscode, Emailadres, KvK nummer of Planaday-id.
- “Nieuwe bedrijven actief”: Ja (standaard) of Nee. Dit geldt als je bestand geen kolom voor actief heeft, of als die leeg is. Staat er wel een waarde in je bestand, dan wint die. Bestaande bedrijven die je bijwerkt, houden hun status.
- Een financieel bedrijf koppel je op naam, via de kolom “Financieel/boekhouding bedrijf”.
- Heeft je pakket een maximum aantal bedrijven, dan krijgt een nieuw actief bedrijf dat niet meer past een foutmelding. Bijwerken gaat altijd door, en nieuwe inactieve bedrijven tellen niet mee voor het maximum.
Cursisten/medewerkers
- Verplicht: de achternaam.
- “Controle velden” (binnen het bedrijf van de regel): Achternaam, voornaam, geboortedatum (standaard), Achternaam, e-mailadres, Achternaam, voornaam, BSN-nummer, Cursist-id of Personeelsnummer.
- Een cursist wordt gekoppeld aan een bestaand bedrijf, op bedrijfscode of bedrijfsnaam. Er worden geen bedrijven aangemaakt; alleen een particuliere cursist (kolom “Particulier” op Ja) krijgt een eigen privébedrijf.
- “Nieuwe cursisten actief”: Ja (standaard) of Nee, net als bij bedrijven.
- Ook hier geldt het maximum van je pakket voor nieuwe actieve cursisten; bijwerken gaat altijd door.
Instructeurs
- Verplicht: de achternaam.
- “Controle velden”: Achternaam, voornaam, geboortedatum (standaard), Achternaam, e-mailadres, Achternaam, voornaam, BSN-nummer of Personeelsnummer.
- “Nieuwe instructeurs actief”: Ja (standaard) of Nee.
Locaties
- Verplicht: de code en de naam.
- Een locatie wordt herkend aan haar code; daar valt niets aan in te stellen.
Materialen
- Verplicht: de code, de naam en de omschrijving.
- Een materiaal wordt herkend aan zijn code. Nieuw: vroeger werd bij elke import alles opnieuw aangemaakt. Wil je dat, kies dan “Toevoegen”.
Taken
- Verplicht: de naam.
- Er valt niets in te stellen: een import maakt altijd nieuwe taaksjablonen aan.
Gevolgde cursussen
Deze import heeft een extra eerste stap, “Bestanden ophalen”, met twee knoppen:
- “Cursussjabloonoverzicht ophalen” — om de nummers van de cursussjablonen op te zoeken.
- “Importbestand ophalen” — dit bestand vul je aan en lees je in de volgende stap in.
Verplicht zijn het cursist-id, het cursussjabloon-id en de datum “Gevolgd op”. De instellingen:
- “Herhalingen aanmaken”: Ja (standaard) of Nee — maakt direct de herhalingen aan die bij de gevolgde cursus horen.
- “Verlopen herhalingen niet nodig”: Ja (standaard) of Nee — ligt de herhaaldatum meer dan zes maanden in het verleden, dan wordt de herhaling op “niet nodig” gezet.
- “Zonder herhaaldatum niet nodig”: Ja (standaard) of Nee — is de herhaaldatum leeg, dan wordt de herhaling op “niet nodig” gezet.
- “Te nemen actie”: Bijwerken (standaard), Overslaan of Foutmelding. Dezelfde cursist, hetzelfde sjabloon en dezelfde datum geldt als dezelfde gevolgde cursus.
Deze drie herhaling-instellingen doen nu ook echt wat er staat. Vroeger werd een regel zonder herhaaldatum altijd op “niet nodig” gezet, wat je ook koos.
Wat is er verder veranderd?
- De vier imports voor “extra velden” zijn vervallen. Bedrijf, cursisten/medewerkers, cursus en dagdeel hadden een aparte import onder “Bijwerken & aanvullen”. Extra velden vul je nu via de gewone import: ze staan in stap 2 in de keuzelijst onder “Extra velden”, en met “Bijwerken” pas je alleen de kolommen aan die je koppelt. Bestaande bedrijven en cursisten kun je daarbij herkennen op hun Planaday-id of cursist-id, precies zoals de oude extra-import deed. Let op: je bestand moet wel de verplichte velden bevatten, zoals de naam bij bedrijven en de achternaam bij cursisten; een export uit Planaday heeft die. Had je bestand nog een kolom “type” uit de oude import, kies daar dan “— niet importeren —”.
- Extra velden van cursussen en dagdelen kun je niet meer via een bestand vullen. Daar bestaat geen import voor.
- Strengere controle op datums en tijden. Een datum die niet bestaat, zoals 31-02-1990, werd vroeger stilletjes omgezet naar 2 maart. Nu krijg je een foutmelding op die regel. Hetzelfde geldt voor tijden als 25:00 of 12:99. Dit geldt ook voor de geboortedatum bij cursisten en instructeurs.
- Lege regels midden in je bestand worden nu stil overgeslagen in plaats van als fout gemeld.
- Ja/Nee-velden met een standaardwaarde zijn niet meer verplicht, zoals “actief” of “Intern/extern” bij locaties. Laat je ze leeg, dan geldt de standaardwaarde, of bij bijwerken de huidige waarde.
- Duidelijkere foutmeldingen, bijvoorbeeld wanneer er meerdere bedrijven met dezelfde naam gevonden worden, of wanneer een bedrijf uit je bestand niet bestaat.
Moet je iets doen?
Nee. Je bestaande bestanden werken gewoon; de kolomnamen hoeven niet meer te kloppen, want je koppelt ze in stap 2 zelf. Gebruikte je een van de vervallen imports voor extra velden, lees dan het punt hierboven over hoe je dat nu doet.